Akınsoft OctoPlus Cari Kart Kaydı

Cari kart kaydında, müşterilerinizin genel bilgilerini, özel bilgilerini, hesap bilgilerini, devir hareketlerini girebilirsiniz. Alıcı veya Satıcıların firmanızla yapacağı tüm işlemlerde (Fatura, Stok Hareketi, Cari Hareketi, İrsaliye, Teklif, Sipariş, Çek – Senet, Taksit Takip, Otel) bu cari kartlardan faydalanacağız. Bir cari kart işlemlerinde en önemli ve en çok dikkat edilmesi gereken husus hesap işlemleridir.  Ayrıca cari kart sayesinde müşterinize telefon, adres, işyeri bilgileri gibi birtakım gerekli bilgilere de ulaşabiliyorsunuz. Şimdi bu bölümler hakkında detaylı bilgi  verelim.

Genel Bilgiler
  Müşterilerinizin Cari Kodu, Adı Soyadı, Adresi, Grubu, Özel Kodu, Sevk Adresi, Vergi Dairesi, Vergi Numarası gibi bilgilerini girebileceğiniz bir bölümdür.
Ticari Unvan           Müşterinizin firma adresi veya branşını girebileceğiniz bölümdür.
Adı                              Müşterinizin isminin yer alacağı bölümdür.
Soyadı                         Müşterinizin soyadının yer alacağı bölümdür.
Adres                           Duruma göre müşterinizin ev veya iş adresini kayıt edebilirsiniz.
Cari                              Grubu Müşterilerinizi gruplayabilirsiniz. Grup oluşturabilmek için;

  1-) Yanda da görüldüğü gibi ana menüden Yetkili kişi, Grup girişleri bölümüne giriniz.
Cari grupları menüsünü tıklayın ve karşınıza gelecek olan pencereden grup adını girerek kayıt edebilirsiniz.

  2-) Aynı zamanda cari gruplarını girebilmek için Cari kart kaydı menüsündeki “Genel Bilgiler” kısmında
Cari grubunun hemen yanında yer alan butonuna basarak da cari grup kaydı yapabilirsiniz.
Cari Alt Grubu       Gruplarınızı alt gruplara ayırabileceğiniz bu bölümde yukarıda anlatılan şekilde cari gruplarınızı
kayıt ettikten sonra yine aynı pencerede yer alan butonu ile aynı işlemleri takip ederek kayıt girebilirsiniz.

Özel Kod 1-2-3        İsteğinize göre müşterilerinizin takip kolaylığı veya tanımak için kullandığınız özel kodları bu bölüme girebilirsiniz.

Kayıt Tarihi             Kayıt esnasında program kayıt tarihini otomatik olarak girecektir. Eğer isterseniz kayıt tarihini kendiniz de belirleyebilirsiniz.

Vergi Dairesi          Müşterinizin vergi dairesini girebilirsiniz.

Vergi Numarası    Müşterinizin vergi numarasını girebilirsiniz.

Foto / Logo             Müşterinizin firma logosunu veya fotoğrafını ekleyebilirsiniz. BMP uzantılı olarak kayıt ettiğiniz

fotoğrafı eklemek için Foto / Logo yazılı fotoğraf penceresinin hemen altındaki  butonu ile kayıt işlemini gerçekleştiriniz.

PDA Garson Şifreleme : Cari bölümünden  gruplar seçeneğinden Garsonlar grubu seçildiğinde Pda şifre sistemi açılarak garson için şifre tanımlaması yapılır.

Hesap Bilgileri:

Müşterinize ait özel iskonto yüzdesini ve kredi limiti tutarını belirtebileceğiniz bu bölümde ayrıca müşterinizin döviz hesabı kullanıp kullanmayacağını da belirtebilirsiniz. Döviz hesabında dilediğiniz döviz birimini kullanabilirsiniz. Döviz para birimlerini kayıt etmek için lütfen Döviz Takip bölümüne bakınız. Kullandığınız döviz birimine göre o cari kartına ait yapacağınız tüm hareketlerde döviz tutarlarını da görebileceksiniz.

Özel İskonto %: Müşterilerinize özel iskonto yüzdesi belirleyerek yapacağınız satışlarda indirim uygulayabilirsiniz. Özel iskonto yüzdesini belirleyebilmek için yanda görülen ( ) kutucuğu işaretlemeniz yeterlidir. İşaretledikten sonra hemen yan tarafında  şeklinde bir alan açılacaktır. Buraya istediğiniz iskonto yüzdesini girebilirsiniz. Bu iskonto, yapacağınız tüm hareketlerde geçerli olacaktır.

Vade Oranı: Kayıt ettiğiniz müşterinize vadeli satış yapıyorsanız Fatura, İrsaliye gibi modüllerde fiyat değiştirme modülünde yer alan Cari Vade Oranını Aktar butonu ile bu müşterinizin sizinle çalışma vade oranı otomatik olarak işleme koyacaktır.

Kredi Limiti Aşımında Uyar: Müşterilerinizin borçlanma limitini belirleyebilirsiniz.  Kredi limitini belirleyebilmek için yanda görülen  kutucuğu aktif hale getirin ve yan tarafında  açılan bölüme belirlemiş olduğunuz limit giriniz. Bu cari üzerinde yapılan borçlandırma hareketlerinde limit aşıldığı zaman size uyarı verecektir.

Örnek;
Kredi limitini bir örnekle açıklayalım. Ahmet Sezer sizin müşteriniz. Ahmet Sezer’in Cari Kart kaydını yaparken Kredi limitini 50,00 TL olarak belirlediniz. Daha sonra Ahmet Sezer sizden 30,00 TL tutarında bir saat alıyor, ancak 10 gün sonra vereceğini taahhüt ediyor. Aradan 2-3 gün geçtikten sonra birde 25,00 TL’lik bir saat daha almak istiyor. Bu saati de diğer saat ile birlikte ödeyeceğini söylüyor. Siz bu kişinin hareket bilgilerini girerken program sizi otomatik olarak “Kredi Limitini Aştınız” şeklinde uyaracaktır. Çünkü toplam borç 55,00 TL oluyor ve müşteriniz belirlenen kredi limitini ( 50,00 TL ) geçiyor.

Vadesi Gelmemiş Çek/ Senetleri Limit Toplamlarına Dahil Etme : Müşterilerinizin vadesi gelmemiş Çek/Senetlerini seçeneğini işaretlerseniz limit toplamlarına dahil etmeyecektir.

Vade Kullan : Müşterilerinizin çalışma yapılarına göre müşteriye özel borç / alacak vade tanımlaması için seçeneğini işaretleyerek tanımlayabilirsiniz.

Örnek; 
Yukarıda bir müşterinizin çalışma şekline göre 45 günlük vade opsiyon uygulaması görünmektedir.

Vade Oranı (Fat.İrs. vb.) Modüllerde Fiyat Arttırma : Müşterilerinizin Çalışma yapılarına göre fatura ,irsaliye, vb. modüllerde bölümünden belirtmiş olduğunuz vade tutarını isteğinize göre uygulanacaktır.

Kullanılacak Stok Fiyatı : Müşterilerinizin çalışma yapılarına göre ( vadeli, nakit) Stok fiyatlarından herhangi birini bu müşteriye aktif satış fiyatı olarak belirleyebilirsiniz.

Yaşlandırma Grubu : Müşterilerinizle  veya toptancılarınızla yapmış olduğunuz hareketlere göre yaşlandırmalarını yapabilirsiniz.

Örnek ; 
Müşteriniz sizden farklı zamanlarda 3 adet fatura almış olsun;
1. Fatura tutarı 200,00 YTL ile 01.01.2005 tarihine ait.
2. Fatura tutarı 150,00 YTL ile 01.02.2005 tarihine ait.
3. Fatura tutarı 250,00 YTL ile 01.03.2005 tarihine ait.
Bu faturalara karşılık (600,00 YTL) müşteri size 300,00 YTL ödeme yapmış olsun;
1. Faturayı kapatacaktır.
2. Faturada Kısmi ödeme gösterecektir.
3. Fatura içinde açık olarak gösterecektir.
Kalan bakiye 300,00 YTL olacak ve faturalar için yaşlandırma yaparak ortalama vadelerini gösterecektir.

Döviz Hesabını Kullan: Müşterileriniz döviz hesabı ile de alışveriş yapıyor ise bu kısmı kullanmanız gerekiyor. Döviz hesabını kullanması için öncelikle Döviz Takip bölümü altındaki Döviz Birimleri kısmına para birimi kayıt etmeniz gerekiyor. Para birimi kayıt etmek için Döviz Takip bölümüne bakınız. Para birimi kayıtlı ise seçeneğini işaretlemeniz gerekiyor. İşaretledikten sonra ekran görüntüsü aşağıdaki ekran görüntüsü gibi olacaktır.

Daha sonra sağda görüldüğü gibi döviz birimini seçebiliriz.            
Örnek olarak $ ve € kullanılmıştır.

Döviz birimi kayıt etmek istiyorsanız  butonu ile döviz birimleri menüsüne kısa yoldan ulaşabilirsiniz. Döviz birimi ile ilgili detaylı açıklama için “Döviz Takip” bölümüne bakınız.

Vade oranı: Yapmış  olduğunuz vadeli satışlar için; vade tarihi ve ödeme gecikmelerinde gireceğiniz oran üzerinden kişiye gecikme faizi uygulayacaktır.
Özel Bilgiler 1:             Müşterilerinizin özel bilgilerini de kayıt edebilme olanağınız var. Bunun için yapmanız gereken Cari kaydı yaparken “Özel Bilgiler” sekmesine basmaktır.
Telefon2          Müşterinizin telefonunu kayıt edebilirsiniz.
E-Mail               Müşterinizin e-mail adresini yazabilirsiniz. Dilerseniz mail adresini yazdıktan sonra sağ tarafında yer alan butonuna basarak yazmış olduğunuz adrese mail gönderebilirsiniz.
Web                   Müşterinizin web adresini yazabilirsiniz. Dilerseniz web adresini yazdıktan sonra sağ tarafında yer alan  butonuna basarak yazmış olduğunuz web adresini açabilirsiniz.
Ev Tel.              Müşterinizin ev telefonunu bu kısma girebilirsiniz.
Cep Tel             Müşterinizin cep telefonunu bu kısma girebilirsiniz
Fax                     Müşterinizin fax numarasını bu kısma girebilirsiniz.
K.Kartı1-2       Müşterinizin kredi kartı numarasını bu kısma girebilirsiniz.
Tks.Kart          Müşterinizin taksit kart numarasını bu kısma girebilirsiniz.
ICQ No             Müşterinizin ICQ numarasını bu kısma girebilirsiniz.
Not                     Müşteriniz ile ilgili özel notları bu kısma kayıt edebilirsiniz.

Ayrıca bu bölümde yer alan ve yukarıda da başlıkları yer alan bölümlerin başlıklarını değiştirebilmek için yazının üstüne tıklamanız ve başlığı değiştirmeniz yeterli olacaktır. ( Örnek : Fax başlığını Fax No olarak değiştirmek istiyorsanız

Özel Bilgiler 2:

Kayıt etmekte olduğunuz müşteriye kefil olan şahıslar var ise bu bölüme kayıt edebilirsiniz. Adı Soyadı, Telefonu, Adresi gibi bilgileri bu bölümde tutabilirsiniz.
Sevk Adresi Kısmına Müşteriye ait malın götüreceği yerin bilgilerini girdiğinde bu alana fatura, irsaliye, vb. modüllerde ulaşabilirsiniz.

Pazarlama Sistemini ise diğer bölümlerde (Pazarlama) detaylı olarak anlatılacaktır.

Bakiyeler:

Yukarıda da görüntüsünü gördüğümüz gibi bakiyeler kısmında müşterilerinizin tüm devir hareketlerini bu bölümden girebilir, ayrıca müşteri bakiyelerini de bu pencereden takip edebilirsiniz. Devir işlemi bir önceki yıldan kalmış hesaplar veya kişinin daha önceden kalmış hesabı şeklinde olabilir. müşterilerinizin geçmiş döneme ait bakiyelerini girebileceğiniz bölümdür.  Müşterinizin alacaklı veya borçlu olma durumuna göre ayrı ayrı girebilirsiniz.

Müşterinizin bakiyelerini görebilmek için KPB Bakiyelerini Göster butonuna basmanız gerekmektedir. Aynı şekilde Döviz Bakiyelerini de görebilmek için Bky. Göster butonuna basmanız gerekmektedir.

Bakiyeler kısmında ise o müşteriye ait yeni yaptığınız hareketler sonucunda müşteri bakiyesini takip edebilirsiniz. Örneğin müşterinize devir olarak 25.000.000 borç girdiniz. Ekran görüntüsü aşağıdaki gibi olacaktır.

Müşterinize cari hareket kaydı girilmiş varsayalım. ( Hareket girişi ile ilgili bilgi Cari Hareket Girişi bölümünde detaylı olarak anlatılmıştır ) Örneğin müşterinizin sizden 10.000.000 TL alacağı var. Hareketi işledikten sonra cari kart kaydındaki bakiyeler bölümünde otomatik olarak bu tutarlar işlenecektir. Ekran görüntüsü aşağıdaki gibi değişecektir.

Döviz Devir hareketlerini de bu bölümden takip edebilir ve döviz devir girişi yapabilirsiniz. Bunun için yine bakiyeler bölümünde iken DEVİR GİRİŞİ  butonuna basınız.

  Solda görüldüğü gibi bir ekran görüntüsü karşınıza gelecektir. Döviz birimini seçiniz.

biz $ (Dolar) seçmiş olalım.

Daha sonra kişinin Devir Borcunu / Devir alacağını girerek butonuna basınız.

Döviz ile ilgili (yukarıda ekran görüntüsünde görüldüğü gibi) tüm hareketleri ve devir hareketleri otomatik olarak hesaba işlenecektir.